Allgemeine Anforderungen an die Buchführung

Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen, d.h., sie muss vollständig, formal richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Eine genutzte Software muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen und über eine Funktion zur Übermittlung der Daten im Rahmen der Betriebsprüfungen verfügen, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Beispiele für Buchführungsmängel:

• Bareinnahmen werden unregelmäßig aufgezeichnet.
• für Tageseinnahmen fehlen Belege,
• Kassenaufzeichnungen sind nicht zeitgerecht oder enthalten Fehlbeträge,
• Bestände sind oft negativ,
• Bankeinzahlungsbelege von Bargeld fehlen,
• Rechenfehler,
• die Nichtverbuchung von Einnahmen bzw. Ausgaben,
• die unvollständige Aufzeichnung des Wareneingangs,
• die Nichtverbuchung von Einnahmen bzw. Ausgaben, oder Löhnen,
• fehlende oder fingierte Belege,
• Nichteinhaltung der Ordnungs- und Aufbewahrungsvorschriften,

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat 2011 in einem Fall entschieden, wann bei formellen Buchführungsmängel die Finanzverwaltung bereits berechtigt ist, Schätzungen vorzunehmen. Dies kann bereits der Fall sein, wenn Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, nicht geordnet aufbewahrt wurden.

Ist eine Buchführung ganz oder teilweise nicht nach § 158 AO der Besteuerung zugrunde zu legen, sind die Besteuerungsgrundlagen grundsätzlich nach § 162 Abs. 2 Satz 2 AO zu schätzen.

§§145, 146, 147, 158, 162 Abs. 2 Satz 2 AO, BFH XI R 5-10, BFH/NW 2012, 1921