Wenn man Ehrengäste, Förderer, Sponsoren etc. zu einer Vereinsveranstaltung einlädt, sollte man dies frühzeitig  tun (spätestens vier bis sechs Wochen vor der Veranstaltung).

Je früher man die Einladungen verschickt, umso eher erhält man Antworten und damit Planungssicherheit. Man kann frühzeitig die Betreuung der Veranstaltungsgäste (Catering, Absprachen, Sitzordnung, Personalbedarf etc.) planen. 

Ein Einladungsschreiben sollte das Interesse der Adressaten wecken. Dies gelingt, wenn es ansprechend formuliert ist und sich auf das Wesentliche konzentriert wird.

Um dem Einladungsschreiben eine Wertigkeit zu geben, sollte es vom Vereinsvorstand unterschrieben werden.

Was ist außerdem beim Einladungsschreiben zu beachten?

• Name des Gastgebers (Vereinsname) ist anzugeben!
• Der Veranstaltungsname sollte nicht fehlen! 
• Art der Veranstaltung skizzieren!
• Veranstaltungstermin (Tag und Uhrzeit) angeben!
• Veranstaltungsort (mit Adresse; ggf. Anreisehinweis und Infos zu Parkplatzmöglichkeiten) nennen!
• Persönliche Anrede des Eingeladenen (Vor- und Nachname)!
• Auf zu viele Förmlichkeiten verzichten!
• Rechtschreibfehler und Fehler bei der Zeichensetzung vermeiden!
• Informationsmaterial zur Veranstaltung beifügen (z.B. Link auf Veranstaltungs-Homepage oder digitaler Flyer)
• Spätesten Rückmeldetermin angeben!
• Hinweis integrieren, ob die/der Eingeladene eine Begleitung mitbringen darf!

Idealerweise sollte dem Einladungsschreiben ein Antwortdokument beigefügt werden. So kann der Gast, schnell und unkompliziert auf die Einladung reagieren. Die Antwort sollte (auch) online möglich sein, z.B. über ein entsprechendes Webformular.

Muster-Antwortdokument:  

Einladung von Ehrengästen: Beispiel Deutscher Leichtathletik Verband zur Deutschen Leichtathletik-Meisterschaft 2019: https://www.leichtathletik.de/fileadmin/user_upload/03_Termine/Top-Events/DM_Freiluft/2019/2019_einladung_dm_ehrengaeste.pdf